A WebKönyvelő alapgondolata az, hogy a munkafolyamatot bontsuk fel szakaszokra azért, hogy hatékony legyen a munkavégzés. Mindenki a számára legtesthezálóbb feladatot végezze. Az Iktató iktasson, a könyvelő ne az iktatással (adatrögzítéssel) töltse az idejét. Ez persze nem jelenti azt, hogy ne végezhesse el egy személy az egész folyamatot, ezért
1. Ha az iktató és könyvelő ugyanaz a személy, akkor a bizonylat iktatásakor közvetlenül a "Bizonylat lekönyvelése" gombra kattintva azonnal, egy menetben lekönyvelhető a bizonylat,
2. Ha a a már korábban beiktatott bizonylatokat akarja lekönyvelni, akkor a "Könyvelés" menüpont alatt tudja ezt elvégezni. A "Könyvelés" gombra kattintva egy vizszíntes menüsor jelenik meg a bizonylat-típusok elnevezésével, ahol az is látszik, hogy mennyi a könyvelésre váró bizonylatok száma.
Ha arra a bizonylattípusra kattint, amelynél látszik feladat, akkor egy listában fognak mejelenni a könyvelésre váró bizonylatok. Ezeket lekönyvelheti egyenként, vagy (sablon alkalmazásával) csoportosan is.