Felhasználói dokumentáció - számlázási modul

WebKönyvelő 2.0. Számlázási moduljának

kézikönyve

( Felhasználói dokumentáció )

A Webkönyvelő számlázási modulja önállóan is használható, teljes értékű online számlázó rendszer (számlázóprogram). A jogszabályi előírásoknak megfelel, “be van kötve a NAV-hoz” és nagyon sok olyan kényelmi és extra funkciót tartalmaz ami kézi számlázással nem oldható meg.

Az összes előnye nyilván akkor használható ki, ha a könyvelésre is a Webkönyvelőt használja, hiszen ebben az esetben nincs szükség adatexportra ill. importra és a számla gyakorlatilag rögtön a helyére kerül, be van iktatva (nem vész el, nem marad ki a könyvelésből) és részben már le is van könyvelve. Az egyéb előnyöket a dokumentáció további részeiben is részletezzük, illetve azok a napi használat során fognak kiderülni.

A számlázó modul ugyanazokat a törzsadatokat használja amit a könyveléshez is beállítunk. Vagyis nincs szükség párhuzamos rendszerekben, párhuzamos törzsadatok használatára, azok folyamatos szinkronizálására és az ebből fakadó hibák keresésére és javítására.

Tehát mielőtt elkezdené használni a számlázót, ellenőrízze a számlázáshoz szükséges törzsadatok meglétét és helyességét.

Ezek a következők, amelyeket a “Beállítások” menüpontban tud felvinni ill. módosítani:

a)    Számlatükör.

Minimum az

-       alkalmazott partner (vevő-szállító),

-       pénztár,

-       és bankszámla

 főkönyvi számlaszámok legyenek beállítva.

Ezekre az új partner, bankszámla és pénztár felvitelekor lesz szükség.

Ha nem alkalmaz nagyon egyedi számlatükröt, akkor célszerű az “Átvétel” almenüre kattintva kiválasztani egy számlatükör sablont.

b)   Partnerek.

Az új partnereket számlázás közben is felviheti, nem előfeltétel az előzetes rögzítés. Az új partner felvitele az adószám megadásával kezdődik. Amennyiben a WebKönyelőt használók közül valaki már rögzítette ezt a partner, a rendszer felajánlja a talált adatokat, amit Ön vagy elfogad vagy módosítja azokat. Ez nagyon meggyorsítja a saját partnertörzs kialakítását.

c)    Bankszámlák

Az itt rögzített bankszámlát, vagy bankszámlákat fogja a számlázó felajánlani az un. átutalásos számlák készítésénél. Ezekből választhatja ki számlakészítéskor, hogy az adott számla ellenértékét melyik bankszámlájára kéri átutalni.

d)   Pénztárak

Készpénzfizetési számla kiállításakor van rá szükség. A számlakészítéskor kiválasztjuk, hogy (ha több pénzátvételi helyünk is van) melyik pénztárba került befizetésre a számla ellenértéke. Ezzel a házipénztár modulba is bekerült a kp-s számla.

 A “Számlázás” menüpontra kattintva az alábbi almenüt láthatja:

              Számlák

              Számlázási beállítások

            Listák:

              Szigorú számadású nyilvántartás

              Adóhatósági adatszolgáltatás

a)    Számlák

Ebben a menüpontban találja a számlázás rendszeres végzéséhez szükséges funkciókat:

-       számla készítése,

-       nyomtatása,

-       küldése, újraküldése,

-       állapotának megtekintése,

-       stornózása,

-       klónozása,

-       keresés a számlák között,

-       szűrőfeltételek szerinti áttekintések.

A “Számlák” gombra kattintva megjenik az összes kimenő számla, amit a WebKönyvelővel készített.

A lista elején a félretett és a legutoljára elkészített számlákat látja.

Új számla készítése

Kattintson a “Számlák” almenüre, majd az “Új” gombra!

Először az új számla formai adatait kell kiválasztani:

a) A számla formája.
- papir alapú 
(amíg az ún. “távnyomtatásos” számla alkalmazható, nem tervezzük az elektronikus számlázást)

b) A számla típusa.
- Számla (Normál, un. átutalásos számla)
- Egyszerűsített készpénzfizetési számla
- Díjbekérő
- Számlával egy tekintet alá eső okirat

c) A számla nyelve.

Idegen nyelvű számla esetén a számlafeliratok a magyar mellett megjelennek a választott nyelven is. A számla tételeire ez természetesen nem vonatkozik, azt a kitöltő határozza meg.

d) A számla pénzneme.

Ha forinttól eltérő deviza- vagy valutanemet választ, akkor meg kell adni a számlázásnál használatos árfolyamot is.


A számla kitöltése

A számla alapadatainak megadása után egy számlaképet lát maga előtt, amit értelemszerűen ki kell tölteni.
- ha nincs még a vevő a partnertörzsben, akkor az "+új partner" gombra kattintva vihető fel új partner.
- az "Egyéb adatok"-ba bármilyen tetszőleges szöveget be lehet írni, vagy lehet választani néhány előre elkészített szövegből. Ha az előre elkészített szöveg előtti kockába pipát tesz, akkor a szöveg megjelenik, ha a pipát kiveszi onnan  akkor eltűnik a szöveg. A "Záró szöveg"-re ugyanez vonatkozik.
- A számla tételsorok előtt található "+" ill. "-" jelekkel új tételsort vihet fel, illetve törölheti az adott sort.
- Ha a számlát még nem fejezte be akkor félreteheti a "Félretesz" gombbal. Amig nem véglegesíti a számlát, addig bármit módosíthat rajta. A félretett számla a számlalista elején látszik.

Ha a számlával elkészült, akkor nyomja meg a "Véglegesítés" gombot. Ekkor kapja meg a számla a sorszámot és ezt követően már nem lehet a számlát sem módosítani, sem törölni, csak stornózni.

A számla véglegesítésekor az alábbi folyamatok zajlanak le:

-       elkészül a számla nyomtatási képe PDF formátumban,

-       a számlakép (PDF) eltárolódik a felhőben,

-       a számla letöltési linkje elküldésre kerül a vevőnek,

-       a feltételek teljesülése esetén a számla automatikusan beküldésre kerül a NAV-hoz,

-       a kiállítónál a számla automatikusan bekerül a könyvelésre váró bizonylatok közé, nem kell szkennelni és iktatni,

-       a vevőnél (ha Ő is a WebKönyvelővel könyvel) automatikusan bekerül a jóváhagyásra, iktatásra váró bizonylatok közé, tehát nem kell beszkennelni.

A “számla állapota” oszlopban nyomon tudja követni hogy a számla

-       félretett állapotban van-e, (ezek vannak a lista elején)

-       vagy már véglegesítve lett,

-       el lett-e emailben küldve és ha igen akkor mikor,

-       megyitotta-e a címzett a kapott emailt és ha igen akkor mikor.

A “NAV adatszolgáltatás” oszlopban

-       a “nincs” azt jelenti, hogy a számla nem volt adatszolgáltatásra kötelezett

-       a “kész” azt jelenti, hogy az adatszolgáltatás rendben lezajlott

-       egyéb üzenet esetén kattintson a “részletek”-re, ahol további információkat és instrukciókat talál.

A számla nyomtatása

A számla nyomtatására azért van szükség, mert

-       a rendszer által előállított számla nem minősül elektronikus számlának, azt papír alapon kell megőrízni.

Ez az un. távnyomtatásos számlakészítés gyakorlatilag kihasználja az elektronikus számlázás előnyeit (gyors, olcsó) viszont nem terhelik az elektronikus számlázás költségei (elektronikus aláírás, időbélyeg).

-       vagy mert a vevő kinyomtatva kéri megküldeni.

Az elkészített számlát bármikor, bármennyi példányban ki lehe nyomtatni. A számla példányszámának feltüntetése, ill. az "Eredeti" vagy "Másolat" megjelölés nem előírás.

A nyomtatás úgy történik, hogy a "Számlák" menüpontban megkeresi az adott számlát. Ehhez - sok elkészített számla esetében - célszerű használni a baloldali szűrési feltételeket. (Partner neve, számla típusa)

A számla sorszámára vagy a “PDF” gombra kattintva megnyílik a számla nyomtatási képe a beállított pdf olvasóval, ahonnan egyszerűen ki tudja nyomtatni.

A számla újraküldése

A számla sorában található “Küld” gombra kattintva a számla (annak letöltési linkje) bármikor újra elküldhető.

Erre akkor lehet szükség, ha a vevő pl. kéri, mert nem kapta meg, vagy mert a “számla állapota”-ban látjuk, hogy még nem nyitotta meg. Ekkor küldhetjük a Vevő törzsadataiban beállított email címre, de beírhatunk egy másik email címet is. Ebben az esetben ez az új email cím tárolódik el a vevő törzsadatai között és a jövőben a rendszer ezt az email címet fogja használni számlaküldésre.


A számla stornózása

Ha stornóznia kell egy elkészített számlát, akkor a számla adatait tartalmazó sorban kattintson a “Stornó” gombra. Ekkor megyílik a számla képe. A számlakép alatt található gombra kattintva egy gombnyomással stornózható a számla.

A stornózott számla adatai nem változnak meg, de az állapota "Stornózottra" vált. Ezzel egyidőben létrejön a "Stornó" számla, ami a stornózott számla értékadatait ellenkező (minusz) előjellel tartalmazza.

A számla klónozása

Ha sok ugyanolyan tartalmú számlát készít, vagy egy partnernek rendszeresen hasonlókat számláz, akkor célszerű a klónozási funkciót használni.
A szűrési feltételeket használva (pl. egy partnerre szűrve láthatók az adott vevőnek eddig kiállított számlák.)

A klónozni kívánt számla adatait tartalmazó sorban kattintson a “Klón” gombra. Ekkor egy kitöltött számla jelenik meg (sorszám nélkül), amelynek bármelyik adatát lehet módosítani, majd a számlát véglegesíteni.

b)   Számlázási beállítások

A számlázóprogram “NAV-hoz való bekötéséhez” szükséges technikai adatokat itt lehet beállítani. A menüpont súgójában részletes segítséget talál.

c)    Listák

1.     Számlák szigorú számadású nyilvántartása. 

Számla típusonként, ezen belül számlaszámok szerinti sorrendben tartalmazza a WebKönyvelővel elkészített összes kimenő számla fontosabb adatait.

2.     Adóhatósági adatszolgáltatás

Ebben a menüpontban készíthető el xml formátumban a rendelet szerinti adóhatósági adatszolgáltatás

o   számlatípusonként

o   dátumtól dátumig

o   sorszámtól sorszámig.